各直属部门：

　　

　　根据学校档案工作安排，档案馆于2019年3月20日开始接收各部门2018年度档案材料，请各部门按要求及时移交档案材料，具体事项通知如下：

 

　　

　　一、归档范围

 

　　

　　1.2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。各单位文件材料具体归档范围请参照《中原工学院综合档案实体分类方案》（中工政〔2017〕22号）和《中原工学院立卷归档规范》（党政办〔2017〕11号）整理归档。

　　

　　2.2018年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开的本科教育工作会议、教代会、学代会（团代会、研代会）、专业认证、专业评估、省委巡视整改工作、中原彼得堡航空技术协同创新中心协议签署、庆祝改革开放40周年系列活动及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

　　

　　3.归档的文件材料包括纸质材料和相应的照片、声像、实物、光盘、电子等材料。

　　

　　二、归档要求

　　

　　1.各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作，保证归档文件材料收集齐全完整，并按时移交学校档案馆。任何部门和个人不得据为己有。

　　

　　2.凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

　　

　　3. 归档的文件材料纸质载体请参照《中原工学院归档文件材料载体使用要求及书写规范》（党政办〔2017〕13号）。

　　

　　（1）发文处理签及底稿不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料；

　　

　　（2）发文处理签应有领导签字，正文上的落款处和底稿落款处应加盖发文单位的公章；

　　

　　（3）移交的文件材料要求字迹清楚，因不得已使用传真纸打印的文件必须进行复印；

　　

　　（4）移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

　　

　　4.文件类的归档材料实行以件为单位归档。

　　

　　注意：（1）校内发文要有红头文件正文（有附件的含附件）、发文处理签、底稿。（2）向上级请示类的文件如已批复，须提供相关批复文件；如无批复，归档时请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的，要将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

　　

　　5.教学（红头文件除外）、科研、基建、出版、财会（红头文件除外）、设备及其科技开发等专业性归档材料，以卷为单位进行整理、立卷。

　　

　　6.每年应届毕业生成绩表由兼职档案员整理后经院（部）、教务处审核、用印后，于当年10月31日之前向档案馆移交。如有疑问，请咨询档案馆综合档案科。

　　

　　7.立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档（传真复印除外）。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交。

　　

　　8.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

　　

　　9.归档的照片、声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案要标明与纸质档案一致的标题及时间。

　　

　　10.请各部门兼职档案员在做好纸质档案整理的同时，自今年起，务必将本部门要移交归档的材料做好目录后录入到中原工学院档案管理软件系统中（系统具体使用和录入方法将统一进行培训，具体时间另行通知）。

　　

　　三、档案的移交

　　

　　1.归档时间

　　

　　2019年5月31日前，各管理与教辅部门将本单位2018年文件材料整理完毕移交档案馆。2019年10月31日前，各教学院（部）移交2019届应届毕业生成绩单及毕业生合影照片。2019年11月30日前，学生处、研究生处移交2019届毕业生登记表和2019级新生登记表。

　　

　　2.归档验收

　　

　　移交档案时，交接双方当面检查，按文件归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门再次整理，直至验收合格后方可办理移交手续。

　　

　　3.移交手续

　　

　　归档部门移交档案材料时填写档案移交清单，一式两份，交接双方签字后各留一份备查。

　　

　　党政办公室 档案馆

　　

　　2019年3月13日