河南省委高校工委 河南省教育厅机关数字档案馆建设实施方案

　　为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，根据国家、省档案局数字档案馆（室）建设的有关要求，结合工作实际，特制定本方案。

　　一、指导思想

　　省委高校工委、省教育厅机关档案是各处室、厅直属单位和学校在教育管理活动中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，是教育事业的重要信息资源，是教育决策的重要依据，是科学实施教育行政管理和教育教学活动的基础。加强教育档案工作对于推进机关治理体系和治理能力现代化、促进教育改革发展具有十分重要的意义。

　　为忠实记录和见证教育改革发展脚步，鉴史通今，在党的十九大召开之际，正式启动实施机关数字档案馆建设（又称以探索建立机关数字档案馆为主要载体的“兰台筑梦工程”），以此承载教育档案人的责任和使命，并在全厅推行协同办公平台（OA）的基础上，积极推进电子文档一体化管理，建构基于信息化背景下档案工作内在要素，重塑基于互联网环境下的档案管理话语体系，培育和传播教育“兰台”文化，充分开发和利用档案自身所蕴藏的历史、知识、信息价值，力争经过6年左右的建设，兼备“图书馆”、“博物馆”功能，努力将其建设成为记载教育历史、收藏教育记忆、传播知识文化、弘扬教育正能量的精神家园。

　　二、目标定位和功能

　　数字档案馆本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的总体要求,以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为核心，以先进的信息技术为手段，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，着力构建档案信息化基础设施建设、数字档案资源建设、软件平台建设、共享环境建设和安全环境建设为一体的档案开发和利用体系，逐步建立档案存储数字化、管理自动化、利用网络化的科学管理模式，实现为教育事业发展提供数字档案信息资源服务的功能再造。

　　数字档案馆建设是一项系统工程，近期目标为：开展信息资源的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等业务。中期目标为：随着平台建设的完善和升级，逐步开展信息咨询、业务培训、探索争鸣等学术交流活动，使用者不仅可以查询本单位本部门信息资源，也可以根据需求共享利用我省教育系统其它部门、单位乃至其它系统提供的具有历史保存价值的信息资源。远期目标为：通过对档案信息资源的深度挖掘与整合，可以提供使用者具有知识属性的档案产品，使档案用户突破时间和空间的界限，随时随地享受到权限范围内的档案信息服务，完成数字档案馆成为“使用者的‘掌中宝’、‘政策查询的服务器’、‘终身学习的好伴侣’”的规划目标，实现数字档案馆成为“干部职工继续教育的一种平台、终身教育的一种载体以及人民群众信息查询的一个窗口”的顶层设计。

　　三、建设规划

　　数字档案馆建设遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，规划分为三期工程。

　　一期工程为规划起步阶段（2017年1月至12月），制定方案、出台标准、规范程序、配齐设备，通过存量档案数字化、数字化成果的导入和部分新增电子档案的在线归档，初步构建起数字档案馆一期管理平台，可以查询利用2009年至2016年厅机关全部室藏文书档案（因2014年以前文书档案按规定已全部移交省档案局，目前可查询1950-2016年档案条目和2009-2013年档案汇编（无处理签）电子原文，2014-2016年档案电子原文）。

　　二期工程为全面实施阶段（2018年1月至2020年12月），该阶段的主要任务是以专业档案、民生档案、重大活动（重要项目）档案为重点，实现跨部门跨单位原生电子档案规范移交和接收、整合，充分发挥统一平台下大数据共享优势，开展跨级别跨区域档案远程利用服务。比如：大规模集成整合机关各处室、所辖各单位以及相关其它单位部门提供的有价值档案信息，建立决策咨询知识库；提供中国知网、维普等检索平台，建设知识资源学习库，为用户创造数字化学习信息化条件；建设中国传统文化、党的理论学习、国家法律法规专项资源库，构造理论学习平台。

　　三期工程为总结提高阶段（2021年1月至2022年12月），结合运用实际，逐步完善和提高数字档案馆功能，进一步研究和整合各种档案平台和数据资源，丰富档案信息化资源的内涵、种类和数量，促进数字档案馆提档升级，实现规划目标。

　　四、工作要求

　　（一）加强领导，健全组织

　　各部门、各单位要高度重视，将数字档案馆建设纳入本单位信息化建设总体规划，并列入年度工作计划。要健全组织，把数字档案馆建设工作纳入相关领导、具体工作人员的岗位职责和年度考核内容。要全面覆盖，把各种门类、各种载体档案全部纳入数字档案馆应用系统统一管理，为数字档案馆建设顺利推进营造良好的工作环境。

　　（二）完善制度，强化管理

　　各部门、各单位要根据数字档案馆建设要求，完善电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，健全档案工作流程、各门类电子文件归档范围和保管期限表等，明确工作要求和权限，确保数字档案馆规范有序运行。

　　（三）严格标准，狠抓落实

　　各部门、各单位要严格遵循标准规范，建设满足各项管理与服务需求的基础设施；要应用先进技术和管理手段，开发应用可实现档案管理各业务环节自动化、网络化的数字档案管理平台，积极推进各类数字档案资源库建设；要针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享；要配套建设数字档案馆安全保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

　　（四）建设队伍，及时督导

　　各部门、各单位要明确落实1名兼职档案管理员，对本部门、本单位的档案信息进行统一管理，做到应归尽归、应交尽交。要组织专兼职档案员参加计算机技术、档案管理业务培训，保持队伍相对稳定，提高业务能力。机关综合档案室将把提交档案的齐全性、完整性、系统性、及时性作为档案监督指导工作的主要内容，定期督导和检查。各部门、各单位要在自查的基础上，主动配合，积极作为，共同推动省委高校工委、省教育厅机关数字档案馆建设工作顺利进行。