中共河南省委高校工委 河南省教育厅机关档案分类和编号方案
发布日期： 2017-10-11 10:30 来源：河南省教育厅
为了适应本机关档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、检索、编目标准化和规范化，提高工作效率，充分发挥档案的作用，更好地为机关各项工作服务，结合本机关实际，制订本方案。
一、分类原则
1、本机关档案分类原则是以本机关工作活动形成的全部档案为对象，依据工作职能，结合档案性质内容和档案载体形态特点，进行科学分类。
2、分类后的档案，分别用英文字母顺序编大类代字，大类以下属类用阿拉伯数字为代号名。
3、本方案适用于本机关全部档案分类、组卷和排架管理，
有类设类，无类空类。
二、类别设置
本局档案原则上分为八大类：
1、文书档案(代字WS)
2、会计档案(代字KJ)
3、声像档案(代字SX)
4、实物档案（代字SW）
5、基建档案（代字JJ）
6、设备档案（代字SB）
7、已死亡人员档案（代字YS）
8、其他专题档案（代字ZT）
三、分类方法
（一）文书档案：主要按年度──保管期限──组织机构分类排列。
保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
组织机构按处室顺序排列，以阿拉伯数字标识。即：
1．办公室（信访处），代号为001；
办公室永久类文件里再细分8类文件，代码为1、2、3、4、5、6、7、8。
（1）豫教阅,代号为1
（2）政协提案,代号为2
（3）人大建议，代号为3
（4）联合发文，代号为4
（5）豫教反馈，代号为5
（6）督查，代号为6
（7）密级件，代号为7
（8）其他文件，其它文件代码从8开始，每装满一个档案盒，代码增加1。
2.政法处（民办教育），代号为002；
3.人事处（党风办），代号为003；
4．组干处（统战处），代号为004；
5．思政处（维稳办），代号为005；
6．社科处，代号为006；
7．发规处，代号为007；
8．财务处（审计），代号为008；
9.基教一处（远程办），代号为009；
10．基教二处，代号为010；
11．职成教处，代号为011；
12．高教处（评估办），代号为012；
13．师范处，代号为013；
14．科技处，代号为014；
15．国际处（汉办），代号为015；
16．学生处（就业指导中心），代号为016；
17．体卫艺处（营养办），代号为017；
18．督导办，代号为018；
19．语用处，代号为019；
20．研究生处（学位办），代号为020；
21．机关党委，代号为021；
22．离退处（关工委），代号为022；
23．纪检组、监察室，代号为023；
24．省招办，代号为024；
25．教育报刊社，代号为025；
26．教育技术装备中心，代号为026；
27．电教馆，代号为027；
28．教科所，代号为028；
29．机关服务中心，代号为029；
30．基研室，代号为030；
31．成研室，代号为031；
32．职研室，代号为032；
33．信息中心，代号为33；
34．学生资助中心（高校后勤管理中心），代号为034。
（二）会计档案：按会计类别设四个分属类。
1.凭证代号为1；
2.账簿，代号为2；
3.报表，代号为3；
4.其它，代号为4。（包括会计档案交接清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）
（三）声像档案：其属类按照片、底片、录像、录音带设置。
1.照片，代号为1；
2.底片，代号为2；
3.录音，代号为3；
4.录像，代号为4；
5.机读材料，代号为5。
（四）实物档案：按奖品、印章、赠品分类，每一类按时间顺序排列。
1.奖品，代号为1；
2.印章，代号为2；
3.赠品，代号为3。
（五）基建档案：按基建项目设属类，每个基建项目为一个属类，有多少个基建项目就设多少个属类，并按基建项目竣工的先后依次排列属类顺序，属类代号依次用阿拉伯数字1、2、3、…表示。
（六）设备仪器档案：按设备种类或型号设置。
（七）已死亡人员档案：从1开始，按死亡时间先后依顺序排列。
（八）专题档案：按专题分类，每一类按时间顺序依次排列。
四、编号方法
（一）文书档案的编号
其编号模式由机关全宗号＋大类代字＋年度+保管期限+机构代号+件号组成。每年的文书档案单独编目录。
其中：机关全宗号为：J109；大类代字为WS；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”；
保管期限代号：永久为Y、定期30年为D30、定期10年为D10，机构代号为3位阿拉伯数字；件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。。
举例来看：
例1：有一“关于×××同志任职的通知(豫教党〔2012〕28号)”文件,归档于文书档案2012年度永久文办公室的第28件文件，其编号用图表示如下：
档号完整记录为：J109WS2012Y001002。
（二）会计档案的编号
编号模式：大类代字+属类代号+目录序号+卷(盒)顺序号。
会计档案案卷的排列：每个属类内的会计档案按保管期限不同分别排列，同一保管期限的再按会计档案形成机构并结合时间先后依次排列，每册一个号。
（三）声像档案
（1）照片、底片档案编号模式
大类
1、照片、底片档案编号模式：
大类代字+一级属类代号+二级属类代号＋目录顺序号+案卷顺序号
特殊载体档案（声像档案）的案卷排列：每个属类内按形成的时间先后依次排列。每册一个号，历年编一个流水号。
2、录音、录像、机读材料档案编号模式：
大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号
其中:SX3.1构成特殊载体档案（声像档案）的目录号。
录音、录像、机读材料档案的案卷排列：每个属类内按形成的时间先后依次排列。每册（盒、盘、张）一个号，历年编一个流水号。
（四）实物档案的编号
编号模式：大类代字+属类号+实物顺序号。
用图示表示如下：
实物档案案卷的排列：按形成时间先后依次排列，每件一个号，若干年编一个目录号。
（五）基建档案的编号
编号模式：大类代字+属类代号+案卷顺序号。
举例说明：假设河南省教育在黄河路住宅楼建设项目为教育厅第一个基建项目，属类代号为1，若干年编一个目录。用图表示如下：
基建档案案卷的排列：每个基建项目内（属类内）的案卷按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、施工竣工验收、财务器材管理、使用维修的顺序排列。每卷一个号，依次编一个流水号。
（六）设备、仪器档案编号
编号模式：大类代字+属类代号+案卷顺序号，用图表示如下：
设备、仪器档案案卷的排列：每台设备、仪器的文件材料组成一个或多个案卷，并按设备购置的时间先后依次排列。每卷一个号，属类内编一个流水号。每个设备、仪器内的案卷按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等的顺序排列。
（七）已故人员档案的编号
编号模式：大类代字+目录序号+案卷顺序号。用图表示如下：
（八）专题档案
编号模式：大类代号+一级属类代号+二级属类代号+目录顺序号+案卷顺序号
专题档案案卷的排列：每个属类内的档案按时间先后或自然编号先后排列。