第一条为加强河南省委高校工委、河南省教育厅重要会议、重大活动(以下简称重大活动)档案的科学管理，有效保护和利用重大活动档案，根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》等有关法律、法规规定，结合我厅实际制定本办法。

　　第二条本办法所称重要会议是指高校工委会议、厅党组会议、厅常务会、厅长办公会议、党委民主生活会和上级机关召开的有关教育的重要会议以及本机关主要领导参加的其他重要会议。

　　第三条本办法所称重大活动，是指以高校工委、教育厅名义举办的或在高校工委、教育厅辖区内发生的具有较大影响和重要意义的活动。

　　具体包括：

　　（一）党和国家领导人、外国政要和国际组织负责人、国内外知名人士在本机关或辖区内的参观、访问、考察活动；

　　（二）教育部、省级领导在本机关或辖区内的重要公务活动；

　　（三）本机关领导出席国际性会议，出境考察、访问等重大外事活动；

　　（四）本机关领导参加全国重要会议、接受国家级新闻媒体采访；

　　（五）本机关领导重要的公务活动；

　　（六）以高校工委、教育厅名义主办、承办的全国性、全省性会议和活动；

　　（七）本机关主要领导参加的重大庆典、纪念活动，重大建设工程的奠基仪式、竣工典礼；

　　（八）在全省或全国范围内产生重大影响的自然灾害、公共突发事件的处置活动；

　　（九）其他具有重大影响的活动。

　　第四条本办法所称重要会议、重大活动档案，是指在重要会议、重大活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，主要包括：

　　（一）纸质文件材料(各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等)和电子文件；

　　（二）声像档案(录音带、录像带、照片及文字说明等)；

　　（三）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括标志、证书、证件、奖章等；

　　（四）外国政要、友人赠送的礼品；

　　（五）其它具有保存价值的档案材料。

　　第五条重要会议、重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、集中保管、有效利用的原则。

　　（一）机关综合档案室负责重要会议、重大活动档案管理工作；

　　（二）重要会议、重大活动组织承办部门以及重要会议、重大活动涉及的部门应加强重大活动档集的管理，并接受机关综合档案室的档案业务指导和监督；

　　（三）重要会议、重大活动组织承办部门以及重要会议、重大活动涉及的部门负责重要会议、重大活动档案收集、整理工作，并向机关综合档案室移交重要会议、重大活动形成的档案材料。

　　第六条机关综合档案室要建立健全重要会议、重大活动档案管理工作机制，依据重要会议、重大活动的不同内容，分类建立专题档案库，加强与组织、承办部门的联系，及时掌握重要会议、重大活动的有关情况，指导和督促组织、承办部门做好重要会议、重大活动档案收集、整理工作。

　　第七条重要会议、重大活动组织承办单位以及负责重要会议、重大活动宣传报道的新闻媒体单位应当在会议、活动结束后15日内，向机关综合档案室办理备案手续；30日内，向机关综合档案室移交重要会议、重大活动档案。

　　特殊情况需要延迟移交档案的，须经机关综合档案室同意。

　　重要会议、重大活动组织、承办单位以及涉及的单位可以保留重要会议、重大活动档案的副本或复制件。

　　第八条归档要求：

　　（一）重要会议、重大活动形成的纸质档案，按照文书档案归整标准和要求，对其整理、归档并进行相应的数字化处理。

　　（二）重要会议、重大活动形成的照片档案，除按照时间顺序整理外，对形成的数字照片需冲洗纸质照片，并附文字说明（会议活动内容、人物、地点、时间）。

　　（三）重大活动形成的音像档案，主办单位应把形成的原始声像毛带（如录音、录像、视频等）转换成计算机可运行识别的数据，刻录成数字光盘，并附文字说明（活动内容、人物、地点、时间）。

　　（四）重要会议、重要活动中获得的国家、省级荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗等，以及本机关在对外交往中对方馈赠的重要纪念品，各有关部门应登记拍照，并于1个月内将实物移交机关综合档案室统一保管。

　　第九条对在收集、整理、保管、利用重要会议、重大活动档案工作中做出突出贡献的部门和个人，由厅机关给予表彰和奖励。对未按规定收集、整理重大活动档案和未按规定向机关综合档案室移交重要会议、重大活动档案的组织承办单位，责令其限期改正；违反《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的，依法追究其责任。