中共河南省委高校工委河南省教育厅档案室工作制度

发布日期: 2017-10-09 15:59     来源:河南省教育厅  

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一、档案保管制度
  为了维护档案的完整与安全,特制订本制度。
  1.必须建立各类档案归档文件目录、归档目录登记薄、归档文件统计簿等账册,定期进行清点核对,做好记录,发现问题及处理。
  2.接收档案时要编制移交档案清册,办理交接手续.做到签署完备,并及时分类、登记、编号,不得重复或遗漏。
  3.各类档案入库时,应检查账、物是否相符。以全宗为单位按不同门类、不同载体,依档号顺序排列。
  4.档案调阅完毕,必须及时入库,上架时要仔细核对档案柜标识号和档案号是否一致,避免排列错误。
  5.到期档案的销毁,按鉴定销毁制度办理,任何档案工作人员不得自行销毁档案。
  6.如遇档案遗失或损坏.直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告,按《档案法》有关规定,根据情节轻重进行处理。未经批准.保管人员不得将有关档案、目录擅自注销。
  7.档案人员在调离或退休时,应办理完档案交接手续后再离岗。
  二、档案室安全保密制度
  1.档案室工作人员和档案利用人员,必须严格遵守《档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《学院保密工作制度》,确保学院档案的安全。
  2.涉密档案与非涉密档案要分别保管,凡查阅涉密档案,必须经保密工作办公室负责人同意,方可查阅。
  3.档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露,禁止携带涉密档案材料出入公共场所。
  4.档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁等情况,应及时向有关领导报告,采取必要的补救措施。
  5.做好档案库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防火、防盗及防潮等工作,确保库藏档案的安全。
  6.档案室应严格执行查阅档案的审批登记制度,严格按照规定查借阅档案。
  7.档案查借阅人员不得将档案转借他人,利用者在利用档案过程中,不得盗窃档案材料,不得对档案进行涂改、污损、勾画和撕毁。
  8.档案室工作人员离开档案室,必须及时关闭门窗,锁好门。
  9.档案室钥匙必须专人保管,非档案室工作人员未经允许禁止进入档案库房。
  10.对违反安全保密规定,造成档案材料损毁,要视其情节,追究责任,严肃处理。
  三、档案查(借)阅及利用制度
  为充分发挥档案的作用,既方便档案利用,又确保档案的安全完整,特制订本制度。
  1.查(借)阅档案,必须办理查(借)阅手续。档案原则上不能外借,特殊情况下需办理特批手续,并严格限制借出时间。
  2.机关内部各处室查(借)阅本处室档案,可直接到档案室办理查(借)阅手续;跨部门查(借)阅重要的档案材料,需经原档案材料形成单位同意,方可办理查(借)阅手续。
  3.外单位查(借)阅档案时,需持所在单位介绍信。个人查(借)阅档案时,需持本人有效证件。借阅者要认真填写《档案借阅登记簿》。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。如需要利用档案属控制使用的,须经档案工作分管领导及有关机关负责人批准。
  4.查阅、摘录、复制尚未开放的档案,需办理审批手续。利用档案的单位和个人未经档案主管单位的同意,不得擅自公布档案内容。
  5.查(借)阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料。如有违犯,按《档案法》有关规定,根据情节轻重依法处理。
  6.档案借出以后,档案室要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后,注销外借手续,按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告并依法处理。
  7.根据《档案法实施办法解释》的有关规定,凡利用属收费范围内的档案,按有关部门核定的收费标准收费。
  8.凡向档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人.对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案室将维护他们的合法利益。
  四、档案室岗位职责
  1.贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强机关工作人员的档案意识。
  2.刻苦学习钻研档案业务知识及相关学科知识不断提高档案工作水平,增强服务意识。
  3.做好档案的收集、整理工作,负责接收机关各处(室)的各类档案,督促、检查、指导各处(室)兼职档案员做好平时档案的收集工作,保证归档文件材料完整、准备、系统。
  4.做好档案的归档工作,归档文件做到分类合理,编写页号准确,符合归档规范和标准,保证归档质量。
  5.做好档案的统计、利用工作,对各类档案接收、保管、利用、销毁等工作进行准确统计。有计划、有步骤地进行档案史料汇编,积极做好档案信息资源的开发利用,保证为机关各项工作提供优良的服务。
  6.做好保密与“十防”工作,确保档案的完整安全。
  7.主动接受上级主管部门的业务指导和督促检查。
  8.完成领导交办的其它工作。
  五、档案管理兼职人员职责
  1.热爱本职工作,不断学习档案业务知识,提高档案管理工作水平。
  2.坚决贯彻和执行国家各级档案部门、本机关制订的档案管理各项规章制度。
  3.在综合档案室指导下,负责本处室形成的文件材料的收集、积累、保管、整理工作,并于次年3月份前造册向档案室移交归档。
  4.为本处室工作人员提供资料服务,并有权指导本处室工作人员、实施档案管理的各项规章制度。
  5.对文件材料(包括图纸、报表等)的处理和保管要做到及时、准确、完整、安全。
  六、档案统计、鉴定、销毁制度
  1.档案人员必须对单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
  2.档案统计内容要健全,主要包括:档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。
  3.档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等方面情况,按时上报各种统计报表,不得虚报和伪造。
  4.建立档案和档案工作统计台帐,经常核实内容、数量、做到帐物相符。
  5.根据上级档案部门关于档案管理的有关规定,结合本单位对档案利用的实际需求,正确鉴别和判定档案的价值。
  6.建立“档案鉴定小组”,定期或不定期地对档案进行鉴定,确定不同保管期限,剔除不再有保存价值的档案,做好销毁工作。
  7.鉴定人员应本着对档案高度负责的态度采用逐件逐张审查,不能只看文件标题和案卷目录来判定。
  8.经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”,写出鉴定报告、由鉴定人签字,经有关领导审批后,方可销毁。
  9.档案销毁由档案部门负责,会同保密部门指派二人以上负责监销。销毁文件的报告、清册,应统一编号归档,永久保存。
  七、档案人员岗位责任制考核制度
  为了增强档案人员的工作责任感,共同推进机关档案业务建设,特制订本制度。
  1.考评时间:每年12月底,由档案工作领导小组对专、兼职档案人员进行一次考评。
  2.考评内容:对照《中共河南省委高校工委河南省教育厅机关档案综合管理实施办法》和本机关归档范围,逐条检查,重点检查归档时间和案卷质量,采用打分的方式,评出优秀、良好、合格、不合格四结果(具体评分标准另定)。
  3.奖励办法:对评为优秀的,进行表扬或给予一定的物质奖励;对不合格的,进行批评教育;严重失职的,在年终考核中扣除一定分数,或调离(取消)专、兼职档案员职务。
  八、档案库房制度
  1.贯彻“以防为主,防治结合”的原则,认真做好“十防”措施。“五查”(案卷半年一抽查,年终全面查,每天下班前检查门窗是否关好、电源是否关好、档案箱柜是否上锁),“三不准”(不准在库房内抽烟,不准携带易燃易爆等危险物品进入库房,不准未经批准的外来人员进入库房)。
  2.库房内设置防光窗布、温湿度计、吸潮物,认真做好温湿度记录,尽可能调节和控制适宜档案保管的温湿度(温度14—24℃,相对温度45-60%)。
  3.库房门窗加设铁门、铁窗,房内添置铁箱、铁柜装具和消防灭火器械等,同时,努力推进档案的现代化管理,根据实际需要和可能,逐步增设复印机、去湿机、吸尘器、空调设备、摄影机、电脑打字机等工具。
  4.档案管理人员必须勤搞库内清洁卫生。除尘去污,发现问题(如有损坏、虫蚀、鼠咬、字迹模糊等)及时进行修补、粘贴、复制等技术处理。
  5.档案管理人员必须守岗尽责。遵守库房制度,爱护档案,确保档案的完整和安全。在工作变动时,必须做好档案清点和交接手续。