一、档案保管制度
　　为了维护档案的完整与安全，特制订本制度。
　　1．必须建立各类档案归档文件目录、归档目录登记薄、归档文件统计簿等账册，定期进行清点核对，做好记录，发现问题及处理。
　　2．接收档案时要编制移交档案清册，办理交接手续．做到签署完备，并及时分类、登记、编号，不得重复或遗漏。
　　3．各类档案入库时，应检查账、物是否相符。以全宗为单位按不同门类、不同载体，依档号顺序排列。
　　4．档案调阅完毕，必须及时入库，上架时要仔细核对档案柜标识号和档案号是否一致，避免排列错误。
　　5．到期档案的销毁，按鉴定销毁制度办理，任何档案工作人员不得自行销毁档案。
　　6．如遇档案遗失或损坏．直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告，按《档案法》有关规定，根据情节轻重进行处理。未经批准．保管人员不得将有关档案、目录擅自注销。
　　7．档案人员在调离或退休时，应办理完档案交接手续后再离岗。
　　二、档案室安全保密制度
　　1．档案室工作人员和档案利用人员，必须严格遵守《档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《学院保密工作制度》，确保学院档案的安全。
　　2．涉密档案与非涉密档案要分别保管，凡查阅涉密档案，必须经保密工作办公室负责人同意，方可查阅。
　　3．档案人员对了解的档案内容不得随意向外泄露，禁止携带涉密档案材料出入公共场所。
　　4．档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁等情况，应及时向有关领导报告，采取必要的补救措施。
　　5．做好档案库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防火、防盗及防潮等工作，确保库藏档案的安全。
　　6．档案室应严格执行查阅档案的审批登记制度，严格按照规定查借阅档案。
　　7．档案查借阅人员不得将档案转借他人，利用者在利用档案过程中，不得盗窃档案材料，不得对档案进行涂改、污损、勾画和撕毁。
　　8．档案室工作人员离开档案室，必须及时关闭门窗，锁好门。
　　9．档案室钥匙必须专人保管，非档案室工作人员未经允许禁止进入档案库房。
　　10．对违反安全保密规定，造成档案材料损毁，要视其情节，追究责任，严肃处理。
　　三、档案查（借）阅及利用制度
　　为充分发挥档案的作用，既方便档案利用，又确保档案的安全完整，特制订本制度。
　　1．查（借）阅档案，必须办理查（借）阅手续。档案原则上不能外借，特殊情况下需办理特批手续，并严格限制借出时间。
　　2．机关内部各处室查（借）阅本处室档案，可直接到档案室办理查（借）阅手续；跨部门查（借）阅重要的档案材料，需经原档案材料形成单位同意，方可办理查（借）阅手续。
　　3．外单位查（借）阅档案时，需持所在单位介绍信。个人查（借）阅档案时，需持本人有效证件。借阅者要认真填写《档案借阅登记簿》。利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。如需要利用档案属控制使用的，须经档案工作分管领导及有关机关负责人批准。
　　4．查阅、摘录、复制尚未开放的档案，需办理审批手续。利用档案的单位和个人未经档案主管单位的同意，不得擅自公布档案内容。
　　5．查（借）阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料。如有违犯，按《档案法》有关规定，根据情节轻重依法处理。
　　6．档案借出以后，档案室要定期催还；归还档案时，要当面检查清点，检查无误后，注销外借手续，按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象，应写出书面报告并依法处理。
　　7．根据《档案法实施办法解释》的有关规定，凡利用属收费范围内的档案，按有关部门核定的收费标准收费。
　　8．凡向档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人．对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案室将维护他们的合法利益。
　　四、档案室岗位职责
　　1．贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，增强机关工作人员的档案意识。
　　2．刻苦学习钻研档案业务知识及相关学科知识不断提高档案工作水平，增强服务意识。
　　3．做好档案的收集、整理工作，负责接收机关各处（室）的各类档案，督促、检查、指导各处（室）兼职档案员做好平时档案的收集工作，保证归档文件材料完整、准备、系统。
　　4．做好档案的归档工作，归档文件做到分类合理，编写页号准确，符合归档规范和标准，保证归档质量。
　　5．做好档案的统计、利用工作，对各类档案接收、保管、利用、销毁等工作进行准确统计。有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用，保证为机关各项工作提供优良的服务。
　　6．做好保密与“十防”工作，确保档案的完整安全。
　　7．主动接受上级主管部门的业务指导和督促检查。
　　8．完成领导交办的其它工作。
　　五、档案管理兼职人员职责
　　1．热爱本职工作，不断学习档案业务知识，提高档案管理工作水平。
　　2．坚决贯彻和执行国家各级档案部门、本机关制订的档案管理各项规章制度。
　　3．在综合档案室指导下，负责本处室形成的文件材料的收集、积累、保管、整理工作，并于次年3月份前造册向档案室移交归档。
　　4．为本处室工作人员提供资料服务，并有权指导本处室工作人员、实施档案管理的各项规章制度。
　　5．对文件材料（包括图纸、报表等）的处理和保管要做到及时、准确、完整、安全。
　　六、档案统计、鉴定、销毁制度
　　1．档案人员必须对单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
　　2．档案统计内容要健全，主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。
　　3．档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。
　　4．建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。
　　5．根据上级档案部门关于档案管理的有关规定，结合本单位对档案利用的实际需求，正确鉴别和判定档案的价值。
　　6．建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。
　　7．鉴定人员应本着对档案高度负责的态度采用逐件逐张审查，不能只看文件标题和案卷目录来判定。
　　8．经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告、由鉴定人签字，经有关领导审批后，方可销毁。
　　9．档案销毁由档案部门负责，会同保密部门指派二人以上负责监销。销毁文件的报告、清册，应统一编号归档，永久保存。
　　七、档案人员岗位责任制考核制度
　　为了增强档案人员的工作责任感，共同推进机关档案业务建设，特制订本制度。
　　1．考评时间：每年12月底，由档案工作领导小组对专、兼职档案人员进行一次考评。
　　2．考评内容：对照《中共河南省委高校工委河南省教育厅机关档案综合管理实施办法》和本机关归档范围，逐条检查，重点检查归档时间和案卷质量，采用打分的方式，评出优秀、良好、合格、不合格四结果（具体评分标准另定）。
　　3．奖励办法：对评为优秀的，进行表扬或给予一定的物质奖励；对不合格的，进行批评教育；严重失职的，在年终考核中扣除一定分数，或调离（取消）专、兼职档案员职务。
　　八、档案库房制度
　　1．贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好“十防”措施。“五查”（案卷半年一抽查，年终全面查，每天下班前检查门窗是否关好、电源是否关好、档案箱柜是否上锁），“三不准”（不准在库房内抽烟，不准携带易燃易爆等危险物品进入库房，不准未经批准的外来人员进入库房）。
　　2．库房内设置防光窗布、温湿度计、吸潮物，认真做好温湿度记录，尽可能调节和控制适宜档案保管的温湿度（温度14—24℃，相对温度45-60%）。
　　3．库房门窗加设铁门、铁窗，房内添置铁箱、铁柜装具和消防灭火器械等，同时，努力推进档案的现代化管理，根据实际需要和可能，逐步增设复印机、去湿机、吸尘器、空调设备、摄影机、电脑打字机等工具。
　　4．档案管理人员必须勤搞库内清洁卫生。除尘去污，发现问题（如有损坏、虫蚀、鼠咬、字迹模糊等）及时进行修补、粘贴、复制等技术处理。
　　5．档案管理人员必须守岗尽责。遵守库房制度，爱护档案，确保档案的完整和安全。在工作变动时，必须做好档案清点和交接手续。