中共河南省委高校工委 河南省教育厅档案信息化管理制度

发布日期: 2017-10-10 10:40     来源:河南省教育厅  

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  第一章  电子文件归档及管理制度
 
  第一条为进一步规范河南省委高校工委、河南省教育厅电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文件安全有效适用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,特制定本试行办法。
  第二条本办法所称的电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖于计算等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
  第三条机关各处室、厅直属单位(学校)应建立电子文件归档制度,指定专人(一般为部门兼职档案员)负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入部门文书处理程序和相关人员的岗位责任。
  第四条凡有保存价值的电子文件,形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照纸质文件归档的有关规定执行。
  第五条电子文件的收集与积累要求:
  (一)收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC、DOCX为通用格式;
  (二)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式;
  (三)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据;
  (四)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式;
  (五)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式;
  (六)对用通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件,如不能转换,收集时应连同专用软件一并收集。
  第六条电子文件归档的基本要求:
  (一)电子文件应按照本单位纸制文件的分类方案和整理方法进行分类、整理,下载到耐久性的载体上备份(推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等);
  (二)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;
  (三)电子文件归档时,《电子文件登记表》(表1)与相应的电子文件一同归档保存。
  (四)归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
  第七条电子文件归档的具体要求:
  (一)文秘部门应于每年年初将上一年的网络系统中的电子文件归到档案室;
  (二)各部门在归纸质档案的同时,将相关的电子文件一并移交至档案室。
  第八条归档电子文件移交前,文件形成单位必须认真检测电子文件,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(表2)。检验表一式两份,一份随电子文件移交给档案室,一份由电子文件形成单位保存。
  第九条电子文件的检验应包括以下项目:
  (一)载体有无划痕、是否清洁;
  (二)有无病毒;
  (三)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续;
  (四)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
  (五)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
  第十条档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收,对检验不合格者,应退回形成单位重新制作。
  第十一条移交档案室的电子文件应一式两套,一套封存保管,一套提供利用。
  第十二条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
  (一)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;
  (二)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
  (三)存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体;
  (四)环境温度控制范围为17℃-20℃,相对湿度控制范围为35%-45%。
  归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。
  第十三条电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
  第十四条档案室对保管的电子文件应定期进行统计、转存并将结果填入《电子档案转存登记表》、《归档电子文件管理登记表》(表3、4)。
  (一)对磁性载体每满2年,光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于20%,如发现问题应及时采取恢复措施;
  (二)磁性载体上的电子文件,每4年转存一次,原载体同时保留不少于4年。
  第十五条归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件;利用归档的电子文件,应使用拷贝件;利用时要遵守保密规定;利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
  第十六条归档电子文件的鉴定和销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施;属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除,不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
  第十七条档案室应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
  第十八条本办法未尽事宜,参照国家《电子文件归档与管理规范》。
 
  
  第二章  安全保密制度
 
  第十九条计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作,其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。
  第二十条数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管,不得泄露给他人,密码应定期更改,密码长度应在八位以上,并由数字、大小写字母与符号等组成。
  第二十一条电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、本单位公开、本单位部分公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别,并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。
  第二十二条电子档案(除业务档案外)仅限于有权限的工作人员查询。
  第二十三条电子档案原文仅供本人查阅,不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。
  第二十四条禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。
  第三章数字档案查询利用制度
  第二十五条数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询。
  第二十六条本单位工作人员经开通个人帐号,登录进入档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。
  第二十七条本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上,可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。
  第二十八条外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料,由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。
  第二十九条查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请,由档案管理人员审查后提供查询利用,借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。
  第三十条网上数字档案仅供本单位工作人员查阅,不得外传。
  第四章档案数据管理维护制度
  第三十一条数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护,确保档案数据安全。
  第三十二条各门类数字档案经质量检查合格后,输入数字档案室管理系统,由档案室统一管理。
  第三十三条修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。
  第三十四条数字档案应至少制作三套备份(一套硬盘,两套光盘),备份介质分开保管,一套异地保存。
  第三十五条档案室应配备专用的电子文件柜,规范存放归档电子文件和数字档案。
  第五章数字档案鉴定销毁制度
  第三十六条数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。
  第三十七条数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。
  第三十八条经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。
  第三十九条档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主管领导审批同意,在档案管理系统删除相关数据。
  第四十条数字档案销毁清册要永久保存。
  第四十一条严禁任何人,任何部门擅自销毁各类数字档案
  第六章档案数据网络和信息设备维护使用制度
  第四十二条禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。
  第四十三条严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。
  第四十四条认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光照射计算机,机房温度控制在22℃±5℃,相对湿度<75﹪。
  第四十五条存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用,禁止带出档案室使用,外来存储介质禁止在档案计算机上使用。
  第四十六条禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。