中共河南省委高校工委 河南省教育厅机关档案综合管理实施办法

发布日期: 2017-10-10 10:49     来源:河南省教育厅  

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  第一章  总则
  第一条为加强本机关档案的科学管理,更好地为本机关工作服务,根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》精神,制定本办法。
  第二条本机关档案是本机关在履行职能过程中形成的全部档案的总和。
  第三条档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率、维护本单位历史真实面貌的重要工作。
  第四条机关档案工作要坚持集中统一管理的原则。
  第五条机关档案管理工作,要认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案室的规定、办法。
  第二章  档案工作体制
  第六条档案工作实行集中统一领导。档案工作列入领导议事日程,列入机关管理范围,列入各处室的职责和岗位责任制,作为目标考核的内容之一。由分管厅领导督促抓,办公室主任亲自抓,办公室分管副主任和档案员具体抓,成立档案工作领导小组、鉴定和销毁小组,建立综合档案室,配备一名专职档案管理工作干部,各处室配备一名兼职档案工作人员,参与机关档案工作管理,由此组成本机关档案管理网络。
  第七条实行统一管理、统一制度、统一做法。各处(室)在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括收发文件、报表、图纸、录像、照片、录音、光盘、奖状、证书、纪念品等),均由各处(室)收集,并按规定及时移交综合档案室整理归档,集中统一管理。
  第八条机关综合档案室的基本任务:在档案工作领导小组的领导下,对本机关各处(室)形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行指导和监督;集中统一管理省委高校工委、省教育厅的全部档案,并做好档案的统计、汇编工作;积极做好档案信息资源的开发利用,为机关各项工作提供优良的服务;对厅直属单位(学校)的档案工作进行监督和指导;按规定向省档案馆移交应进馆的档案;办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
  第九条平时立卷单位的基本任务:本机关各处(室)均为立卷单位。各单位应根据具体情况,建立健全平时立卷制度。各处(室)需要设置专管或兼管档案工作的兼职档案员,对办理完毕的文件材料实行集中管理。在承办人手中不得长期保存文件。承办人应该把办结的文件及时交文书处理人员保管,兼职档案员按照归档的要求,随时进行整理,核对登记后及时移交档案室归档;各处(室)应该把归档工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来。收文发文要有登记和运转手续。在定期进行催办的过程中,要加强对立卷工作的督促检查;兼职档案员和承办人必须保管好已预归档和正在办理的文件,严防遗失和失密泄密。已列为归档的文件,利用时应进行登记,归还时注销;工作人员调离工作或短期离职时,应该认真做好自己经办的文件的交接手续,个人不得擅自带走或随意销毁。
  第三章  档案管理
  第十条档案的管理是全机关的管理,机关各处(室)要加强《档案法》的宣传教育,增强全体干部职工的档案意识,严格按规定积极做好档案文件材料的收集、移交工作,做到归档的文件材料齐全、完整。
  第十一条档案室严格按照档案管理规范化、标准化的规定,对各门类、载体的档案进行统一分类、统一编号、统一规格整理、统一归档、统一管理。
  第十二条建立健全档案工作的各项制度,严格按制度办事,搞好档案管理的制度化建设。
  第十三条机关领导及有关干部外出学习、考察和参加各种会议带回来的文件材料,要按照归档范围的规定,及时向档案室移交归档。
  第十四条做好档案的登记、统计工作,对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行登记、统计,并按规定向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表。
  第十五条机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案的鉴定工作,应在分管机关负责人的领导下,由档案和有关部门的人员共同组成鉴定小组,按规定进行。
  第十六条销毁失去保存价值的档案,由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关负责人批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
  第十七条加强档案室的基础设施建设,并保证档案库房的“十防”措施的落实。
  第十八条机关应定期组织人员对档案保管的情况进行全面检查,发现不利档案安全保管管理的情况要立即整改,对破损或变质的档案要及时修补、复制或作其他技术处理。
  第十九条各处(室)当年形成的全部档案,必须在次年的三月份前完成初步整理后移交机关综合档案室,机关综合档案室必须于6月前完成统一整理。
  第二十条档案保管人员调动工作时,应在调动前办好交接手续。
  第四章 档案信息的开发利用
  第二十一条档案工作人员熟悉所藏档案的情况,主动了解机关各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。
  第二十二条编制案卷目录、著录卡片、索引等检索工作,收集档案利用事例,并编写好全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇编等。
  第二十三条建立和健全档案借阅利用效果反馈记录。
  第二十四条档案开发与提供利用,必须严格执行档案提供利用的规定和保密制度,确保档案的安全。
  第五章  附则
  第二十五条本办法根据上级有关规定,结合本机关实际,由办公室制订,经机关主要负责人批准后施行。
  第二十六条本办法自二零一三年四月一日起施行。